Bagian Prokopim Berau Luncurkan SIAP Pimpinan
Peluncuran dan sosialisasi SIAP Pimpinan oleh Bagian Prokopim Berau. (Foto: Riska/headlinekaltim.co) HEADLINEKALTIM.CO, TANJUNG REDEB – Guna meningkatkan efektivitas koordinasi kegiatan pimpinan agar lebih tertata, Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan (Prokopim) Berau meluncurkan digitalisasi Sistem Koordinasi dan Manajemen Agenda Protokoler dan Koordinasi Pimpinan (SIAP Pimpinan) pada Selasa, 20 Mei 2025.
Wakil Bupati Berau, Gamalis menyambut baik aksi perubahan yang digagas oleh Kepala Bagian Prokopim Berau, Agus Sutanto. Hal ini merupakan langkah digitalisasi dalam proses fasilitas pelayanan terhadap keprotokolan agar semakin efektif dan efisien. Mengingat, aksi perubahan ini harus dilewati dalam rangka pelatihan kepemimpinan administrator di Lembaga Administrasi Negara (LAN) RI.
“Semoga aksi ini dapat memberikan nilai positif baik kepada pimpinan, OPD dan pelaku manfaat terhadap kegiatan yang selama ini dilaksanakan,” ungkapnya di Dapur Teras Kecamatan, Jalan H. Isa 3 Tanjung Redeb.
Menurutnya, kegiatan ini merupakan bagian dari implementasi program digitalisasi dan inovasi yang dilakukan bagian Prokopim Berau. Jadi, jadwal atau agenda dapat tersusun dengan baik dan rapi. “Tentu juga skala prioritas juga perlu diperhatikan,” tuturnya.
Apapun yang dilaksanakan terhadap aksi perubahan ini tentu akan memangkas waktu koordinasi dibandingkan sistem manual. Terjadi komunikasi dua arah antara Prokopim Berau dan penerima manfaat.
“Rekan-rekan media massa dapat selalu memantau jadwal pimpinan, ini juga menjadi bagian yang tidak dapat dipisahkan dari pentingnya aksi perubahan tersebut,” tegasnya.
Gamalis berharap sistem ini dapat diimplementasikan dengan baik dalam rangka menunjang keberhasilan tugas sehari-hari. “Saya berpesan kepada para ajudan maupun sekretaris pribadi sebagai elemen yang tidak dapat terpisahkan dari aktivitas pimpinan untuk dapat mempelajari sistem ini dengan baik,” bebernya.
Kepala Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan (Prokopim) Setda Berau, Agus Sutanto mengatakan, SIAP Pimpinan akan menjadi acuan resmi pelaksanaan tugas koordinasi protokol dan komunikasi pimpinan.
“Aksi ini merupakan langkah awal menuju tata kelola organisasi bagian Prokopim yang lebih profesional dan transparan,” ujarnya.
Agus mengakui bahwa selama ini agenda pimpinan masih banyak dilakukan secara manual atau melalui media percakapan pribadi yang tidak terintegrasi. “Sehingga berisiko terhadap miskomunikasi, tumpang tindih agenda serta tidak optimalnya dokumentasi kegiatan pimpinan,” ucapnya.
Inovasi yang dilakukan adalah melalui sistem informasi digital yang dirancang untuk mencatat, memonitor dan mengelola agenda pimpinan secara real-time. Memfasilitasi pengajuan permohonan audiensi, undangan dan kegiatan dari OPD maupun pihak eksternal lainnya.
“Kemudian, menyediakan ruang komunikasi koordinatif antar tim protokol, ajudan, tim dokumentasi, dan komunikasi pimpinan,” pungkasnya. (Riska)
Berita Terkini di Ujung Jari Anda! Ikuti Saluran WhatsApp Headline Kaltim untuk selalu up-to-date dengan berita terbaru dan Temukan berita populer lainnya
Pos terkait
Terbaru
